一． 按國家法律規定，企業必須依法建立建全海關物流臺帳，并按法定程序詳細記錄描述每一筆原材料的來龍去脈，即來自哪里，流向何處。庫存量要做到四帳平衡（海關帳，稅務帳，倉庫實物帳，合同平衡帳）
二． 海關帳所取用一整套原始物流單據必須保存五年以上，海關帳冊可以每年一次性列印出來，并保存十年以上。
三． 針對公司材料比較繁雜，目前海關帳盡量按法定要求靠攏。由境外進口的每一筆材料必須備注所屬加工貿易合同手冊號及進口報關單號，轉廠或開票內購的材料都有對應的采購訂單號，生產領用所有的材料都有對應的生產單號，出口的每一項成品都有相對應的報關單號和合同手冊號。
四． 工廠內部所取用單據如下：
原材料進庫部份：
1．直接進口材料：境外裝箱單（或PACKING LIST及INVOICE），進口報關單，進料傳票（因公司每一筆進口材料都很多，因此沒有要求倉庫開傳票，直接以PAK做為入帳依據當傳票用）。
每一項材料必須根據周蓉提供的進口材料明細所屬的合同品名做勾選，如果出現一對多的關系，需要手工進行調整，確保當筆進口材料內容，合同所屬品名及數量完全與進口報關單所結關內容一至。
2．轉廠進口材料：（海關帳也稱購銷合同），（我公司是統一用傳票形式代替）
每月中旬前，必須與各轉廠供應商核對上月已送貨數量（合同大類按個數單位的以PCS數核對，合同大類按重量為單位的以KG數核對），在此基礎上雙方確認已
送未轉余量。核實OK后要求對方簽名過來留底存檔，以免日后產生爭議。待所有供應商都已確認清楚后，需提供此份資料給阿華方便做合同平衡。并記得與月初提
供給吳純的資料做對比，把差異記錄下來，在次月調平。
3．開票內購材料：單據與轉廠材料一至，采購訂單（海關帳也稱購銷合同），供應商送貨單（我公司是統一用傳票形式代替）
月初統計出送貨數量，要求供應商按我們需要的方式開票，開票內容和數量由我方通知。此份資料需提供給吳純和阿華各一份。
4．不入海關帳的材料：采購訂單及進料傳票均分開存放，切忌和入帳的單據混在一起。以免海關查廠時“一目了然”的看出問題。存放于車間及倉庫的的不入帳單據日后也要健全定期回收機制。
材料出庫部份：
1．材料退貨給供應商：依退貨傳票入帳。
2．生產領料：正常領料是ERP機開領料單領出，相應生產單號會領料單上顯示，ERP已設置材料后跟隨核銷性質及供應商名稱，只需把不入帳材料T出
來，單據分開存放。非正常領料如超領，非正常訂單領料和退補料，這些生產部只能手工開領料單。楊梅針對此部份單據手工挑選KEY入報關王，并要求手工單也
要列出材料所屬生產單號，出現幾個訂單在同一張領料單上時，如果無法區別所屬哪張生產單號，就采用其中任一生產單號入帳。
半成品部份：現海關帳把一次領料后的材料再進庫視為半成品處理，且之前托外加工視為發料內部生產。如ABS塑膠料，第一次發外染色，交回來入庫時海
關帳上的處理視為半成品。此部份材料有托外加工回來的，廠內塑膠成型繳庫的，折罩線印刷線交回來的半成品，還有自己內部打印的條碼入庫的等等。半成品入庫
使用“生產繳庫單”，出庫使用“領料單”，因為ERP沒有辦法變更為“半成品出庫單”。
成品部份：成品入庫，使用“成品入庫單”，成品出庫使用“成品出庫單”。
出庫的每一項成品必須依據出貨機種明細表，備注相應的合同手冊號及出口報關單號。并根據出口內容倒回頭勾選入庫成品的合同品名，做到進出平衡，尤其注意這部份經常會出現一對多的關系，一定要手工調平。
五．海關賬每年要交兩份報表，即加工貿易產品流向情況表及加工貿易原材料與使用情況表。因實物帳與吳純稅務帳的庫存相差比較遠，建議還是由無重新依照外稅的相關資料填報。
六． 因海關查廠可對企業最少向前追溯三年查帳。
目前針對公司需要改進和特別注意的操作環節：
1．采購部發給供應商的采購訂單，要求供應商回簽，合法的形式是必須要蓋對方公章。雙方簽實后才是生效的購銷合同，并且在企業保存五年以上。（不轉廠不開票的帳外供應商不按此要求，并且盡量結帳后建議分開存放或銷毀）
2．轉廠供應商每月已核對OK的送貨量，梅子要針對不同的供應商建立電子檔，一個月挨著一個月累計下來，最好是把已轉廠數量也做進去，以防日后海關查帳用到，這份資料是必提供的。
3．新供應商審核下來，或者有舊供應商名稱變更，交易內容或交易方式變更等，要求采購部及時出書面通知。
5．進口，出口時，海關帳入帳內容一定要和報關單一至。
6．倉庫發料時，一對多的材料，一定要求他們把領料單上的供應商名稱核對清楚，不能讓海關帳出現負庫存。
7．海關帳的單據在存檔的時候一定要分類單獨存放，如果海關一旦查帳，需要一次性準備幾年的單據，這樣方便查找。
8．海關查帳，如果是把單據帶走，那么近期常用的單據要先復印一份自己留存備用，上交了的資料，自己要做詳細的記錄，以便應對。 | 
